O plano de contas é uma poderosa ferramenta de gestão, sendo uma das bases para a preparação de um planejamento estratégico assertivo.
Como o próprio nome induz, ele é usado para registrar todas as movimentações financeiras da organização, sendo classificados de forma que se tenha uma visão clara sobre a origem e o uso de cada operação, devendo ser estruturado para atender as necessidades de análise dos resultados patrimoniais, econômicos e financeiros.
Ou seja, em resumo, é uma alternativa de colocar em ordem as contas da instituição, auxiliando no direcionamento de tarefas da contabilidade e fornecendo dados importantes para elaboração de documentos como o demonstrativo do fluxo de caixa e o balanço patrimonial da empresa, tendo como principal funcionalidade padronizar os registros operacionais.
Com isso em mente, ao criar o plano de contas de seu negócio, deve-se ter como objetivo fornecer informações úteis para a administração.
Sabendo o que é e qual sua funcionalidade e objetivos, eis a questão: Como estruturar um plano de contas preciso e assertivo?
Levando em consideração que as contas de uma organização nunca serão iguais os de outras empresas, recomenda-se que seja montado algo personalizado para atender as demandas específicas de cada uma.
Não pensar na estrutura adequada é um erro que muitos gestores cometem, mas que só percebem quando os relatórios de desempenho fornecem uma visão simplista ou distorcida do resultado do negócio. Afinal, é o plano de contas que vai organizar e categorizar as informações econômico-financeiras da empresa, estabelecendo padrões para o registro das operações.
Na estrutura básica do plano de contas, os registros são divididos em quatro grupos: ativos (bens não palpáveis da empresa e representam as contas que fazem parte do seu patrimônio, como empréstimos, créditos e investimento), passivos (que representam as contas que são devedoras de uma empresa, logo, suas obrigações e compromissos, contas que se encaixam na categoria passivos são pagamentos para terceiros, como fornecedores de materiais e empréstimos financeiros), receitas (são todas as entradas no caixa da empresa) e despesas (são os pagamentos feitos a fornecedores, funcionários, etc.). Com isso, dentro de cada grupo devem ser criadas contas e subcontas. Exemplo: Em ‘Despesas’, pode ser criada a conta ‘Despesas fixas’, que por sua vez tem como subcontas ‘aluguel, salários, água, luz, telefone, etc.’. Quanto mais detalhadas são as descrições, melhor o controle financeiro, pois, se permite a visualização dos cenários para a melhor tomada de decisões.
De acordo com o porte da empresa, e consequentemente a complexidade das operações financeiras, se faz necessário detalhamentos específicos sobre o uso e para que serve cada uma das contas a serem registradas, além de outros critérios que se mostrarem relevantes para análise.
Com essa estruturação se alcançará uma visão geral de todos os resultados da organização, inclusive entradas e saídas de recursos que não estejam imediatamente conexas ao negócio, mas que possam existir ocasional ou constantemente. A depender dos resultados obtidos por meio dessa analise do plano de contas é possível repensar as estratégias utilizadas para o fortalecimento e crescimento do negócio.
