O mal aproveitamento dos sistemas de gestão nas empresas se deve a vários fatores, principalmente a falta de estruturação dos processos de definição das políticas internas dos setores antes da implantação do ERP.
Estruture o BMP/Fluxo dos setores
O ideal antes do início da implantação do sistema de gestão na sua empresa é elaborar o BPM e o fluxo operacional de cada setor de forma macro.
Este fluxo e BPM devem estar alinhados ao conceito operacional do ERP. Não adianta elaborar o BPM e o conceito operacional do ERP ser outro, não vai funcionar.
Com o BPM/Fluxo Macro e novas políticas alinhadas, é apresentado a cada key user da sua empresa para ele entender como o sistema de gestão que será implementado funciona e quais novos processos ele precisa adequar na operação para poder preparar a equipe nestas novas mudanças culturais e operacionais antes da implementação.
Como a maioria das implementações, o que descrevemos acima não acontece, ou seja, não é elaborado o BPM nem os fluxos e procedimentos.
Normalmente é elaborado um cronograma macro com cinco linhas sintéticas do cronograma de implantação, não há atividades detalhadas do projeto e o cliente acredita que o sistema vai resolver todos os seus problemas num passe de mágica, isso não vai acontecer.
Analise com cuidado o escopo da proposta
Muitas vezes, o vendedor do sistema de gestão, para fechar a venda, mensura abaixo o esforço necessário, para depois “negociar” adendos, pois quando o cliente durante a implantação questiona alguma necessidade, aí vem a frase mágica: isto está fora do escopo do projeto”, mas podemos fazer um adendo e implementar essa funcionalidade.
Aí começam a gerar mal entendidos entre o fornecedor do sistema de gestão e seu cliente, e o cliente tem a sensação de que foi enganado, que o orçamento que acreditava ter para implementar, não será suficiente para poder chegar no que deseja para atender a necessidade da sua empresa. E ai começam os problemas da implantação!
Importância de uma base de conhecimento e vídeos de treinamentos
O mal aproveitamento dos sistemas de gestão nas empresas se deve também aos treinamentos que foram feitos de forma verbal aos colaboradores da empresa, ou seja, não houve gravação de vídeos destes treinamentos, não existiu material do treinamento documentados.
Como o treinamento foi verbal, isso se perde ao longo do tempo, pois os colaboradores que foram treinados saem da empresa, outros entram, são treinados “meia boca” as pressas pelos que estão saindo e o processo vai ser perdendo. Assim o sistema de gestão vai sendo subutilizado e parte das funcionalidades vão sendo esquecidas e o maior prejudicado é a empresa que terá o investimento em adendos perdidos.
Cuidado com customizações
O pior é quando o sistema de gestão é customizável como o ERP da TOTVs Protheus, ai que mora o perigo, a famosa faca de dois gumes, ai vem um consultor que muitas vezes não conhece a ferramenta ao invés de analisar o processo e adequar, ele fala assim “vamos customizar”, bendita palavra que deveria sair do dicionário dos sistemas de gestão, customização, ai você arrumou um abacaxi pelo resto da sua vida, porque o que muitas das vezes era só analisar o processo, avaliando se não existia essa funcionalidade no sistema e adequar o mesmo, virou uma grande dor de cabeça. Cuidado não customize processos operacionais, avalie melhor outras saídas.
Dados estatísticos do mal uso do ERP
A Chaus consultoria identificou pelo Disbrav que as empresas utilizam em média somente 47% das funcionalidades do ERP TOTVs Protheus. Esta análise foi detectada aplicando a metodologia matriz SWOT e plano de ação 5w2H em 73 empresas nos últimos 3 anos.
Conclusão
Como melhorar isto? Aplicando uma revitalização no seu ERP onde o primeiro passo é elaborar o BPM/Fluxos e procedimentos de cada setor.
Com o BPM/Fluxos e procedimentos é feito um treinamento da equipe com as funcionalidades do sistema de gestão com vídeos gravados e gerando uma base de conhecimento para futura consulta e treinamento de novos colaboradores.
Vamos revitalizar e aumentar a taxa de utilização do seu sistema de gestão ?
Mauricio Garcia
CEO da Chaus Consultoria
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